个人信息保护政策

东急住宅租赁株式会社（以下简称“本公司”）的主要业务范围是出租物业的管理及维护，妥善处理所有相关个人信息是一种社会责任，因此我们采用以下隐私政策致力为客户提供优质的产品和服务。

1 个人信息的获取、使用和提供

本公司将在事先经得个人同意之后，获得个人信息，并且该个人信息仅用于达成预定目的。此外，针对在上述目的之外的使用该信息的情况，本公司已采取相应的防止措施。
除非个人已经提前授权或法律要求，否则本公司不会向第三方提供或公开个人信息。

2 合规性

本公司将严格遵守与处理个人信息相关的所有法律、国家政策及其他规定。

3 个人信息安全措施

为避免未经授权访问个人信息（包含本公司所获得，以及计划获得的个人信息。），而导致的个人信息泄露或遗失以及名誉损害的情况出现，本公司采取了一系列安全合理的管理措施，且在必要时，将对这些安全措施予以纠正。

4 关于个人信息的咨询或投诉

本公司将为客户设置应对窗口，处理与个人信息有关的投诉和咨询, 并对上述投诉和咨询作出答复。

5 个人信息保护管理系统的持续改进

本公司将定期审查和完善个人信息保护管理系统，以保持对个人信息的适当保护。

于2015年4月1日实施（2024年5 月1日修订）
桥本 茂（Shigeru Hashimoto）
总裁兼首席执行官
东急住宅租赁公司

关于个人信息的处理

个人信息的使用

如果收集的信息为个人书面信息，则每次都会通知本人其使用目的。如果收集的个人信息是通过其他方式直接或间接获取的，则该信息的限制使用范围定义如下。

Ⅰ. 藉由顾客因咨询、申请、合约、名片交换等，本公司获得的个人信息（姓名、性别、出生日期、地址、电话号码、电子邮件等）会揭示给予以下各相关业务，是基于履行合约、提供信息以及服务而使用。：

  1. 应出租人的委托管理出租财产
  2. 为招募租客提供与房产有关的信息，并在条件合适时根据各处房产的租赁条件处理与租赁合同相关的业务
  3. 公司员工或其他公司客户代表的社宅的相关管理业务
  4. 在本公司是房产销售合同的主要当事方以及在房地产销售合同中担任中介的情况下，进行与房产销售和调解相关的业务
  5. 经营相关非人寿保险担保人代理公司运营的业务，包括销售、合同签署和索赔处理的帮助
    针对本公司进行委托的损害保险公司的使用目的，分别记载于以下各公司的网站。
    〈与本公司有交易的损害保险公司〉
  6. 来自顾客等的咨询、商谈、意见等事项的对应处理（包含资料附送）。以及其他针对顾客等的联系业务
  7. 本公司针对合作公司的履行义务或行使权利以及附带的各种对应的相关业务
  8. 下列其他业务
    • 与租赁或销售房地产的规划、建设、设计/监督、维修和维护相关的外包和调解服务
    • 酒店、旅馆、餐厅和咖啡店管理
    • 收购、持有、出售和转介房地产信托受益权
    • 投资特殊目的公司、特殊目的实体、房地产投资信托基金以及股票的出售、购买、转介和管理
    • 建筑/公寓、停车场安全服务
    • 运动设施、游泳池等体育设施的管理运营、仓库业以及汽车运输业
    • 家具和固定装置、设备、电器、艺术品和古董等的销售、转介和租赁
    • 与出版及版权相关的业务
    • 通过有线电信网络提供房地产相关信息及其他信息。
    • 与上述相关的所有其他业务

Ⅱ. 本公司基于员工须实施管理等业务因素，本公司获得的个人信息（姓名、性别、出生日期生、地址、电话号码、电子邮件信箱等）会揭示于以下业务。

人力资源管理、福利待遇以及健康管理业务

Ⅲ. 通过上述Ⅰ获得的信息，分析与顾客之间的交易记录等信息，藉由访问、邮件、电话、电子邮件等，是基于进行商品、服务介绍等业务活动

Ⅳ. 通过上述Ⅰ获得的信息、分析与顾客之间的交易记录等信息，本公司是基于实施营业促进活动。本公司合作的服务提供公司，以及关于本公司所属的东急不动产控股集团各公司事业的商品、服务等的信息提供，藉由网络、电子邮件等服务导览、关于各事业等的市场分析、顾客满足度调查或商品开发等调查分析，实施各种问卷调查。

Ⅴ. 通过市售媒体公开或适当获取的个人信息可用于上述Ⅰ至Ⅳ中列出的目的。

房地产登记处/记录地图/商业登记处/信用信息机构/信用研究公司/住宅地图/电话簿以及个人事先同意向第三方公开的其他个人信息

Ⅵ. 对于上述未定义的所有其他目的，可在上述Ⅰ描述的范围内列出附加信息。此类信息也将包含在达成上述目的所需的范围内。

向第三方提供个人信息

除非法律要求，否则公司必须在事先征得个人同意后，才可以向第三方（包含身处国外的人士）提供个人信息可用于上述Ⅰ至Ⅳ中列出的目的。且当收到个人要求时，公司应遵循个人要求停止提供该个人信息。

第三方举例

  • 即将或可能成为合同当事人的人士
  • 其他房地产中介
  • 互联网广告商、房地产协会
  • 指定的分销网络
  • 房地产管理公司、施工业者、维修业者、保安业者等
  • 如遇需由本公司关系公司（东急社宅经营株式会社及Residential Partners株式会社）处理对应部门的情况下的该关系公司
  • 其他房地产交易、管理上必要的企业、征信公司、金融机构等

提供的信息类型

  • 上述Ⅰ中所述目的所需的地址、姓名、电话号码和其他信息

向第三方提供个人信息的方式

  • 手写、邮件、电话、互联网、电子邮件、广告媒体等

个人信息的委托

本公司可将个人信息委托给与我方签订个人信息保护相关合同的各方。

自愿提供您的个人信息

您可自由选择是否向本公司提供您的个人信息。但请注意，如果没有您的个人信息，我们可能无法为您提供完整的服务或信息。

个人信息的共同使用

关于共同使用

本公司由顾客所提供的个人信息，也可能在东急不动产控股集团各公司之间共同使用。

公司名称等

东急住宅租赁公司
汐留大厦6F, 日本东京都港区海岸1-2-20 邮编：105-0022
总裁兼首席执行官　桥本 茂（Shigeru Hashimoto）

个人信息保护管理负责人

本公司派任下列人物作为个人信息保护管理负责人
东急住宅租赁株式会社 总务部长

个人信息咨询部门

汐留大厦6F, 日本东京都港区海岸1-2-20 邮编：105-0022
客户咨询网址：https://www.tokyu-housing-lease.co.jp/kn/contact/

个人信息相关请求

1.联系我们

关于揭示（指使用目的的通知、揭示以及订正、追加、删除、停止利用本公司保有的个人信息、停止提供给第三方、揭示第三方提供的记录等，以下皆同。）客户个人信息的手续将由“个人信息咨询部门”处理。

2.程序

本公司将根据个人通过下述方式提出的要求公开其个人信息。

  1. 当本公司收到个人要求公开其信息的请求时，公司将确认该个人的如下信息：
    • 姓名、地址、电话号码
    • 个人与本公司之间业务往来的时间范围以及内容（例如：房屋名称、房间号等）
  2. 一旦我们确认了上述（1）内容属实，本公司将向个人的当前地址邮寄公开申请表。随后个人须填写表格并将其邮寄给本公司，并附上身份证明和指定费用。个人应提交官方身份证件（例如驾驶执照复印件、居住证等）作为身份证明。
    ※证明本人的文件中，如有记载本籍地（籍贯）、个人号码（my number）或器官捐赠同意书等事项，请将这些部分涂黑遮蔽后提交。另外，若是使用健康保险证作为本人确认的文件的情况，请将健康保险证的记号以及号码涂黑遮蔽后再提交。
  3. 关于要求使用停止个人信息等事项时，若该要求经判别后属正当理由，为防止顾客本人的权益受到侵害，在必要限度内本公司将采取停止使用的对应方式。但若在进行使用停止等发生困难的情况，为保护顾客本人权益，而出现必要的替代处置时，也可能发生无法进行停止使用的情形。敬请谅解。
  4. 针对每个公开请求或个人信息使用目的通知，都需支付1000日元的费用，并须以邮政汇票或邮票支付相关费用。
  5. 一般来说，处理请求大约需要两周时间。
  6. 如有以下情况将无法公开等，敬请注意。
    ➀本人或第三方之生命、身体、财产及其他权益有可能受到危害的情况
    ②在本公司实施适当业务时可能带来明显障碍的情况
    ③违反其他法令的情况
    ④资料出示不全、无法确认本人、无法特定信息的情况

为保有个人资料数据的安全管理所设置的措施

1. 制定基本方针

为确保个人信息（包含本公司所获得，以及计划获得的个人信息。以下2至7皆同。）适当正确，策划制定关于以下事项的基本方针：“个人信息的获取、使用和提供”“合规性”、“个人信息安全措施”、“关于个人信息的咨询或投诉”、“个人信息保护管理系统的持续改进”等。

2. 个人资料数据相关规律的完善

获得、使用、保管、删除等各阶段，以及关于处理方法、负责人、担任者及其职责等，制定处理个人信息规程。

3. 组织方面的安全管理措施

关于设置个人信息处理的负责人（个人信息保护管理负责人以及个人信息保护管理者），同时处理个人信息的业者以及该业者须将个人信息的范围明确化，违反法令、办理规程等事实，或完善藉以把握征兆之情况下的报告制度。

4. 人员方面的安全管理措施

关于处理个人信息须留意的事项，对员工定期实施培训，记载关于个人信息保密相关事项的办理规程。

5. 物理方面的安全管理措施

关于处理个人信息的区域，进行工作人员入室管理限制，同时也实施防止电子媒体、文书等窃盗、遗失的措施。

6. 技术方面的安全管理措施

实施读取控制，限定担任者以及个人信息的读取范围。关于处理个人信息系统，则引进保护从外部非法入侵以及非法软件的系统。

7. 把握外部环境

通过云服务等保管个人信息时，在掌握美国个人信息保护相关制度上，实施安全管理措施。

通过东急住宅租赁株式会社网站获得的个人信息的处理

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即使东急住宅租赁在管理个人信息时采取了一切合理的预防措施，但由于互联网的性质，本公司无法完全保证个人信息的机密性。

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